Vamos começar pelo começo? Afinal, o que é um Certificado Digital?
O certificado digital é o que garante a validade jurídica das suas Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e). Como todo certificado tem prazo de validade, ele precisa ser renovado periodicamente — caso contrário, a emissão de notas fica bloqueada até que um certificado válido seja enviado. Vamos te mostrar como verificar a validade e atualizar o certificado na Base de Clientes.
Por que o certificado vence?
Certificados digitais do tipo A1 (o formato aceito pela plataforma) têm validade de 1 ano, contada a partir da emissão. Certificados A3 (em cartão ou token físico) costumam ter validade de 1 a 5 anos, mas não podem ser usados diretamente em sistemas na nuvem como a Base de Clientes — nesse caso, é necessário converter para A1 junto à Autoridade Certificadora (AC) ou usar um certificado em nuvem compatível.
Quando o certificado vence, a Base de Clientes para de conseguir assinar e transmitir as NFS-e para a prefeitura, e a emissão passa a retornar erro até que um certificado novo seja cadastrado.
E onde fica o certificado digital dentro da Base de Clientes?
O certificado é cadastrado nos dados do prestador de serviço, junto com as demais informações fiscais usadas para emitir a NFS-e. Recomendamos anotar a data de validade do certificado atual e se programar para renovar com alguma antecedência, já que a emissão de um novo certificado junto à Autoridade Certificadora pode levar alguns dias.
Então como emitir um novo certificado?
Antes de atualizar na plataforma, você precisa ter em mãos o novo certificado A1 (arquivo .pfx ou .p12) e a senha definida no momento da emissão.
Se você já tem um certificado ativo, procure a Autoridade Certificadora que o emitiu (ex: Certisign, Serasa Experian, Soluti, entre outras) para renovar.
Se for a primeira emissão, será necessário passar por validação (presencial, em vídeo ou por biometria, dependendo da AC) usando o CNPJ ou CPF do prestador de serviço.
Esse processo é feito diretamente com a Autoridade Certificadora, fora da Base de Clientes.
Mas como atualizar o seu certificado na Base de Clientes?
Para atualizar seu Certificado Digital dentro de sua Conta Base de Clientes, comece acessando a página "Notas Fiscais" dentro da aba de Faturamento.
Em seguida, dentro da página de "Notas Fiscais" clique sob o botão "Prestador" disponível no canto superior direito.
Em seguida, clique sob o prestador que deseja editar.
Dentro da tela de Edição prestador de serviço, role até o campo "Certificado digital".
Aqui, clique sobre a área "Envie seus documentos" e selecione o documento atualizado.
Atenção!
Os formatos aceitos são PFX e P12.
Preencha então o campo "Senha certificado digital" com a senha definida na emissão do certificado.
Confira se os demais dados do prestador (Razão social, CNPJ, Regime tributário, Município de emissão, Inscrição municipal, Tipo de NFS-e) continuam corretos.
Por fim, clique em "Salvar" para confirmar suas alterações.
A plataforma validará o arquivo e a senha de forma automatica!
No caso de mensagens de erro, confira:
Se o arquivo enviado é o certificado correto, no formato PFX ou P12 (não a chave pública nem outro tipo de arquivo).
Se a senha foi digitada corretamente, sem espaços extras.
Se o certificado ainda está dentro da validade e corresponde ao CNPJ cadastrado como prestador na Base de Clientes.
O que acontece se o certificado vencer antes da renovação?
Enquanto não houver um certificado válido cadastrado, a emissão de NFS-e fica bloqueada — cobranças e notas que dependem dessa emissão automática não serão processadas até a atualização. Assim que o novo certificado for enviado com sucesso, a emissão volta a funcionar normalmente, sem necessidade de reconfigurar o restante das informações fiscais.
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