Você já tem um contrato pronto, em PDF ou Word, e quer usar ele como Modelo de Contrato na Base de Clientes? Agora o assistente faz o trabalho pesado: ele lê o seu contrato, encontra tudo o que muda de um cliente para outro e troca por variáveis. Você só revisa e cria.
Funciona com contrato em branco (com lacunas como "______" ou "[NOME]") e também com um contrato já preenchido de um cliente: o nome, o CPF, o endereço e os valores dele viram variáveis.
Então vamos lá!
Quem pode usar
O assistente está disponível para quem tem acesso a Modelos de Contrato no plano e permissão para gerenciar modelos de contrato. Para criar campos novos junto com o modelo, o usuário também precisa de permissão para gerenciar campos personalizados.
Passo 1: abrir a criação do modelo
No menu lateral, entre em Comercial, na aba Contratos, e clique em Modelos de Contrato.
Na lista de modelos, clique em Modelo.
Passo 2: escolher o assistente
Você vai ver duas opções. Clique em Enviar meu contrato, no card Criar com o assistente. Se preferir escrever o modelo do jeito de sempre, use Abrir o editor.
Passo 3: enviar o contrato
Arraste o arquivo para a área indicada ou clique para escolher. Vale Word (.docx) ou PDF de até 15 páginas, com até 10 MB. PDF escaneado também funciona quando as páginas estão em imagem JPEG, que é o formato comum dos scanners.
O assistente leva de 10 a 40 segundos para ler o contrato, conforme o tamanho. Nada é salvo antes da sua revisão.
Passo 4: revisar o modelo
O contrato aparece do jeito que foi escrito, com as variáveis marcadas por cor:
Azul: dados do cliente (nome, documento, endereço, e-mail, telefone);
Cinza: dados da sua empresa;
Amarelo: valores, datas e vencimentos da recorrência ou da cobrança;
Verde: campos personalizados, os que você já tem e os novos que o assistente sugere.
No topo ficam o Nome do modelo e a Descrição, já preenchidos e que você pode editar, e um resumo de quantas variáveis foram encontradas.
À direita ficam os Campos novos: dados que o contrato pede e que ainda não existem na sua conta, como o responsável técnico ou o plano contratado. Clique num campo para ajustar o nome, o tipo (texto, data, seleção única, múltipla escolha...) e as opções. Para não criar um campo, é só desligar a chave dele.
Logo abaixo, em Dados que o sistema já tem, estão as variáveis que a Base de Clientes preenche sozinha, com o trecho original do contrato ao lado de cada uma.
Passo 5: ajustar o que quiser
Clique numa variável do contrato para Trocar por outra variável ou Voltar ao texto original aqui.
Faltou alguma coisa? Selecione o trecho do texto e clique em Transformar em variável.
Busque entre as variáveis e os campos que você já tem, ou digite um nome novo e clique em Criar campo.
Passo 6: criar os campos e o modelo
Tudo certo? Clique no botão do rodapé, que mostra quantos campos novos serão criados, por exemplo Criar 9 campos e o modelo.
Pronto! Os campos e o modelo são criados juntos. Os campos novos já aparecem no cadastro do cliente e no Link de Cadastro.
Clique em Abrir o modelo para ver o resultado na tela de sempre, ou em Gerar um contrato para já usar o modelo.
Dicas
Arquivos .doc (Word antigo) e .odt não são lidos. Abra o arquivo no Word ou no Google Docs e salve como .docx ou PDF.
Contrato com mais de 15 páginas em PDF? Envie a versão em Word (.docx): ela é lida na hora e não tem limite de páginas.
Um campo novo com o mesmo nome de um campo que você já tem não é duplicado: o assistente usa o que já existe.
Depois de criado, o modelo pode ser editado normalmente em Editar modelo, inclusive mensagem aos signatários, validade e signatários padrão.
Se algo der errado na leitura, você pode Enviar outro arquivo ou criar o modelo pelo editor.
Simples, não? Ainda tem dúvidas? Fale com nosso time pelo chat disponível na sua Conta Base de Clientes.