Automatizar o envio de contratos é uma forma prática de economizar tempo e reduzir tarefas repetitivas.
Com a ferramenta de modelos de contratos, você cria um documento padrão que será preenchido automaticamente com as informações de cada cliente.
Os Modelos de Contrato existem para trazer maior facilidade no envio em massa os contratos que precisam de assinatura.
Mas como isso funciona?
É simples: nos campos que correspondem aos dados do cliente, basta inserir as variáveis disponíveis. Quando o contrato for gerado, essas informações serão preenchidas automaticamente, tornando o processo de envio muito mais rápido e evitando erros de preenchimento manual.
Além disso, nos campos de assinatura, pré-defina os contatos assinantes, isto é, testemunhas, contratados e contratantes inclusos em todo contrato à ser enviado.
É super simples!
Vamos começar pelo começo: quais os formatos de Modelo de Contrato disponíveis?
Atualmente, a Base de Clientes disponibiliza dois formatos de Modelo de Contrato!
Editor de texto - nesse formato você poderá digitar ou copiar todo o contrato à partir de um arquivo prévio. Esse formato de modelo permite o uso de Variáveis de Contrato, assim como a edição do texto e informações antes do envio ao cliente.
Envio de PDF - neste formato você enviará um arquivo pronto do contrato previamente redigido, entretanto, esse formato não permite a inserção de variáveis de contrato ou a edição do texto do contrato.
Mas agora que você já sabe como cada modelo funciona, como criar o seu?
Para criar um modelo de contrato, é só clicar no menu lateral, em "Contratos" na Base de Clientes.
Em seguida, você clicará sobre a opção "Modelos de Contrato", e clicará sobre o botão "Criar novo modelo":
Após selecionar o botão Criar novo modelo, você será encaminhado para a tela de criação, onde poderá escolher o formato do modelo.
Criação de um modelo com Edição de texto
Na tela de criação do modelo, preencha o Título e uma Descrição.
Como próxima etapa, escreva no editor todo o texto que irá no contrato.
Para a configuração do modelo que será enviado em massa, você precisará deixar claro qual campo deve se adaptar ao cliente.
Por isso, no campo onde seria o nome do cliente, você irá clicar Adicionar variável, Dados do cliente e Nome completo do cliente.
Dessa forma, o contrato preencherá em automático as informações dos clientes que está enviando e que já estão no sistema. Veja só como fica:
Dá só uma olhada nas variáveis que você poderá adicionar:
Dados da sua empresa
Nome da empresa;
Documento da empresa:
Endereço;
E-mail;
Telefone;
Data de nascimento.
Dados de clientes
Nome do cliente;
Identificador interno;
documento;
Endereço;
E-mail;
Telefone;
Campos extras.
Então, ao criar um novo Contrato, você poderá escolher um modelo que você fez anteriormente:
Criação de um modelo com Edição de texto
Na criação do modelo, clique sobre a área "Envio o documento do modelo" e selecione o arquivo desejado.
Por fim, em ambos casos, defina o que deseja ativar:
Mensagem aos signatários - permite que você defina uma mensagem que será enviada com o contrato;
Validade do contrato - permite que você defina a duração do contrato;
Signatários - permite que você defina por padrão os contatos que irão receber e assinar o documento.
Por fim, basta clicar sobre "Salvar" para salvar seu Modelo de Contrato para usos futuros.
Viu só? Criar um contrato para determinado grupo de clientes só será necessário uma vez. Agora, você terá ainda mais facilidade para administrar seus clientes e cobranças pela Base de Clientes.
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