Suas cobranças já estão emitidas e chegando nos clientes? Então metade do seu contas a receber já está pronta. Falta a outra metade, vamos entender como configurar isso?
Vamos pelo começo: o que aparece na tela de Contas a Receber?
Primeiro, para acessar o Contas a Receber, comece clicando sob o menu Financeiro na aba lateral, e em seguida clique em "Contas a receber".
A tela de Contas a Receber abrirá filtrada pelo mês atual e juntando dois tipos de lançamento na mesma lista, identificados na coluna "tipo":
Cobrança — as cobranças que você já emite pelo Base. Elas entram aqui sozinhas, você não precisa lançar nada;
Outra receita — tudo que entra fora do fluxo de cobrança: aluguéis, comissões, rendimentos de investimentos, reembolsos, receitas de consultoria. Essas você lança à mão.
A lista junta cobranças e receitas avulsas, já filtrada pelo mês atual.
No topo, cinco números resumem o período filtrado:
Vencidos;
Vencem hoje;
A receber;
Recebidos;
Total do período.
Clicar em qualquer um deles aplica o filtro correspondente na lista abaixo. Um lançamento recebido pela metade aparece em dois cartões, A receber e Recebidos — em cada um pela parte que lhe cabe.
Os cinco cartões do topo são clicáveis e filtram a lista
Mas então como lançar uma receita que não se caracteriza como cobrança?
Para isso, comece clicando em "+ Receita", no canto superior direito.
Em seguida, preencha os detalhes da receita como:
Descrição - obrigatório;
Valor - obrigatório;
Categoria de receita - obrigatório, pode ser criado na hora;
Pagador - obrigatório, pode ser criado na hora;
Vencimento - obrigatório, não aceita data anterior ao dia atual.
Formulário de nova receita, com criação de categoria e pagador embutida.
Caso se trate de uma receita recorrente, clique sob "Repetir lançamento?" para ativar o modo recorrente e selecione a frequência, isto é:
Mensal por 6 ciclos, por tempo indeterminado, etc.
Entretanto, caso ela vá ser paga em partes, ative a opção de "Parcelamento", e selecione o número de parcelas (até 12x).
E se o dinheiro já entrou, ative a opção "Já foi recebida?" clicando sob a mesma e informe valor, data, forma de pagamento e conta de recebimento de uma vez só.
Para finalizar o registro e salvá-lo, clique em "Registrar receita".
Certo, mas o que fazer quando o dinheiro cair?
Quando o valor for recebido, abra a receita pelo ícone de engrenagem na linha e clique em "Marcar como recebida".
Em seguida, informe a data, a forma de recebimento e o destino. Se houver aplicação de juros, multa, desconto ou tarifa, então preencha os campos correspondentes logo abaixo — a tarifa será descontada do Valor líquido exibido no rodapé.
A baixa aceita juros, multa, desconto e tarifa separadamente.
Caso tenha recebido apenas uma parte, clique sob a opção "Recebimento parcial" e digite o valor que efetivamente foi pago.
O sistema mostrará em tempo real o saldo que ficará em aberto, e o lançamento passará para o status de Parcialmente Recebido, permanecendo na lista de futuros recebimento até que seja quitado.
Com o recebimento parcial ligado, o saldo restante aparece embaixo do campo.
E o que cada status significa?
Pendente — lançada, ainda não recebida, vencimento à frente.
Atrasado — passou do vencimento sem receber. Esse mesmo status aparece como Vencida no menu de filtros.
Pago e Recebido — quitado. “Pago” é o rótulo da cobrança, “Recebido” o da receita avulsa.
Parcialmente Recebido — entrou parte do valor, o resto continua em aberto.
Cancelado — o lançamento foi excluído.
Atenção! Quando uma receita é excluída, esta não desaparece do sistema, ela passa para o status de Cancelada. Isso ocorre propositalmente de forma que o histórico continue auditável.
E o que ocorre na aba Dashboard?
Na aba Dashboard você conseguirá visualizar suas receitas totais por tipo com um comparativo mês a mês.
Assim seu negócio terá um relatório de recebimentos segmentado pelos recebimentos de Cobranças e recebimentos de Outras receitas.
A aba Dashboard separa cobranças de outras receitas mês a mês.
Logo abaixo, o Ranking de receitas por plano/categoria e pagador mostrará quem são os seus maiores geradores de receita. Em ambos, o botão Valor original e Valor recebido alternará entre o que foi lançado e o que de fato foi recebido.
Atenção! Os números do Dashboard são calculados por lote e podem levar até uma hora para refletir uma baixa que você acabou de dar. Já a lista da aba Receitas funcionará sempre em tempo real.
Mas como tirar isso tudo do sistema?
Dentro da página de Contas a Receber, a opção "Exportar Relatório" gerará uma planilha com as mesmas colunas da tela, respeitando os filtros aplicados.
Ao clicar sob o botão de exportação, o arquivo não será baixado automaticamente, mas ficará disponível para download em instantes dentro da aba "Relatórios", no menu superior.
Atenção! Vale lembrar que os relatórios são automaticamente apagados depois de 7 dias.
Por fim, em clicando sob "Configurações" você poderá organizar as Categorias de Receita, os Pagadores e as Contas dentro de suas preferências.
A categoria Cobranças é a padrão do sistema: sendo assim, ela poderá ser renomeada, mas nunca excluída.
Atenção! Categorias ou pagadores que já possuem lançamento vinculado serão arquivados em vez de excluídos, de forma que o histórico não se perca.
Categorias de receita, pagadores e contas ficam em Configurações.
Pronto! Agora todo o dinheiro que entra na sua empresa está num lugar só.
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