Conciliar é conferir, linha por linha, se cada movimentação que o banco registrou tem um lançamento correspondente no seu sistema — e vice-versa.
Esse processo é o que garante que o seu Fluxo de Caixa e o seu DRE refletem o dinheiro de verdade. Na Base isso é feito importando o extrato e revisando as sugestões que o sistema monta de forma independente.
Mas como fazer isso?
Passo 1: importar o extrato
Comece acessando a página de Conciliação. Para isso, clique na aba lateral em Financeiro e em "Conciliação bancária".
Em seguida, dentro da página, clique sob o botão "Importar extrato".
Dentro da janela de importação do extrato, defina a Conta/origem correspondente e selecione o arquivo desejado. Clique então em "Importar extrato" para completar a ação.
Atenção! O formato aceito é o OFX, aquele que todo internet banking oferece na tela de extrato, com limite de 5 MB por arquivo. Caso você ainda não tenha cadastrado nenhuma conta, e o seletor esteja vazio — cadastre a conta e volte para esta etapa.
Escolha a conta de origem e envie o arquivo OFX do internet banking.
A leitura do arquivo acontecerá em segundo plano: o extrato aparecerá na lista com o status correspondente — como Processando — que será atualizado conforme a Base ler as transações enviadas, procurando os lançamentos correspondentes e aplicando as regras definidas.
Não é necessário esperar pelo processamento na tela.
Se você importar o mesmo arquivo duas vezes, a Base bloqueará a importação e lhe avisará.
E caso a importação seja de um período que se sobrepõe a outro extrato da mesma conta, as transações repetidas serão descartadas — cada movimentação do banco entrará apenas uma vez.
Passo 2: entender em que pé está cada extrato
Na lista, a coluna Status contará a história do arquivo:
Processando — a Base ainda está lendo o arquivo;
Pronto para revisão — a leitura terminou, mas nenhuma transação foi resolvida ainda;
Parcial — parte das transações já foram resolvida, parte delas não;
Concluída — todas as transações do extrato foram resolvidas;
Falhada — ocorreu um erro na leitura e o arquivo não foi importado.
A coluna Transações mostrará o progresso no formato “resolvidas de total”. Vale ressaltar que transações ignoradas contarão como resolvidas — resolver não significa conciliar, significa decidir.
Cada linha é um extrato importado, com o progresso da revisão.
Passo 3: revisar as transações
Para iniciar a revisão, comece clicando sob o extrato e em seguida em "Revisar conciliação". A tela separará o trabalho em três abas: Pendentes, Sugestões e Resolvidas.
Ao configurar as abas, comece pelas Sugestões: são as transações para as quais a Base já encontrou um lançamento correspondente no sistema. Confira o registro sugerido — o nome do registro é clicável e abrirá o detalhe sem tirar você da tela — e decida:
Marcar como pago ou Marcar como recebido vinculará a transação ao lançamento e dará baixa a ele, utilizando a data e a conta do extrato. É o caminho normal para pagamentos ainda não registrados.
Conciliar sem baixa apenas vinculará os dois, sem mexer no lançamento. Utilize quando a baixa já houver sido feita antes, por outro caminho.
As sugestões trarão o registro correspondente e o aviso de confiança.
Alguns pares virão com um aviso:
Aproximado - quando a Base tem menos certeza da correspondência;
Valor diferente, quando o valor do lançamento não é exatamente o da transação.
Nos dois casos o é ideal será abrir o item antes da confirmação.
Na categoria Pendentes estarão as transações que ficaram sem par.
Nestes casos haverão três saídas:
Criar lançamento - abrirá o formulário da conta a pagar ou da receita avulsa com o valor já preenchido, data e descrição da transação — faltando apenas o preenchimento da categoria e do favorecido;
Marcar como pago - abrirá uma busca livre entre os lançamentos em aberto em casos em que o valor não coincidir com exatidão, como quando houverem juros.
O ✕ ignorará a transação, tirando-a da fila sem gerar lançamento nenhum.
Criar lançamento a partir da transação já vem com valor, data e descrição preenchidos.
Nas duas abas você poderá marcar diversas transações de uma vez e usar:
Dar baixa nas selecionadas;
Conciliar selecionadas;
Ignorar selecionadas.
Atenção!
Uma exceção: cobranças ficam sempre de fora do lote e precisam ser baixadas uma a uma, porque a baixa de uma cobrança dispara emissão de nota e aviso ao cliente — isso pede revisão individual.
O que fazer se sobrarem transações sem sugestão?
A Base irá sugerir um par quando encontrar um lançamento em aberto com o mesmo valor, com vencimento próximo da data da transação, e reconhecerá o nome do favorecido dentro da descrição do extrato.
Quando nada disso ocorrer, a transação ficará pendente — isso ocorre geralmente em casos em que:
O banco abrevia o nome;
O valor tem centavos de diferença;
O lançamento certo já foi utilizado por outra transação do mesmo extrato.
Para esses casos é possível utilizar o recurso "Sugerir com IA".
Este, fica disponível no canto superior direito da tela de revisão.
O recurso irá analisar apenas as transações pendentes e irá propor correspondências entre os lançamentos que já existem na sua Base — mas nunca irá criar registros novos, ou inventar valores.
As sugestões aparecerão em alguns segundos, dentro da aba de Sugestões, para que sejam confirmadas ou recusadas.
As pendentes ficarão para revisão manual, ou seja, criar lançamento, buscar manualmente ou ignorar.
Passo 4: ensinar a Base com regras de classificação
Se toda tarifa do seu banco vier com a mesma descrição, não fará sentido classificar a tarifa uma a uma todo mês. Clicando sob "Regras de classificação", no topo da tela, você cconseguirá criar um atalho permanente.
Para criar uma nova Regra, comece dando um nome à regra e escolha se ela valerá para Saída ou Entrada. Após isso, defina o critério: Descrição contém (ignora maiúsculas e minúsculas), Valor igual a ou Faixa de valor. Por fim, defina como classificar — categoria, centro de custo e favorecido para saídas; categoria de receita e pagador para entradas.
A regra combina um critério de reconhecimento com uma classificação.
Após a criação da regra, quando desejar, clique sob a chave "Criar lançamento automaticamente". Este recurso fará a regra prosseguir com a importação de forma independente, sem passar pela revisão manual.
E caso duas regras classificarem a mesma transação de formas diferentes, a Base não criará nada e deixará a transação pendente para que seja definido posteriormente.
Atenção! As regras valem para o que vier depois. Criar uma regra hoje não reclassificará os extratos que já foram importado.
As regras ativas aparecerão em lista e poderão ser editadas ou desativadas.
E se a conciliação for feita de forma errada?
Não há problema, é possível desfazer!
Na aba “Resolvidas”, clique em “Reabrir” na transação para que ela volte para a lista de pendências.
Se essa transação já tiver gerado um lançamento, você poderá escolher se deseja excluí-lo junto. Caso a transação já tenha sido baixada, também será possível escolher se deseja estornar essa baixa.
A única exceção aqui será a baixa da cobrança: como a nota fiscal e aviso ao cliente já terão sido enviados, o estorno precisará ser feito na página de Cobranças, ao invés da página de Conciliação.
Toda transação resolvida poderá ser reaberta.
Mas o que conciliar mudará no resto do sistema?
Conciliar sem baixa não mudará nada financeiramente — apenas registrará que aquela transação já terá sido conferida.
Já criar um lançamento ou dar baixa fará uma alteração real: o lançamento será criado ou quitado com a data da transação do extrato e passará a aparecer no seu Fluxo de Caixa e no seu DRE naquele dia.
E é justamente para isso que a conciliação existe: ao final do processo, o que aparecer na Base deverá refletir o que aconteceu no banco, deixando os dois lados alinhados.
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